Reglement über den Datenschutz und die Schweigepflicht

1. Geltungsbereich

• Das vorliegende Reglement beschreibt den Vollzug des Gesetzes über die Aufbewahrung, Nutzung, Bearbeitung und Weitergabe von Personendaten sowie die Schweigepflicht. Es gelten im Grundsatz die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes (DSG) vom 1. September 2023 und die Ausführungsbestimmungen der Datenschutzverordnung (DSV).
• Die Regelungen gelten für alle Mitarbeitenden der Stiftung Künstlerhaus Boswil, die gegen Entgelt für die Organisation tätig sind, sowie auch für Freiwillige und Ehrenamtliche, soweit sie Zugang zu Personendaten haben.

2. Definitionen

• Personendaten sind Informationen, die Angaben zu einer natürlichen Person liefern und ermöglichen, deren Identität zu bestimmen oder aus dem Kontext zu erschliessen.
• Als Kulturorganisation hat die Stiftung Künstlerhaus Boswil zudem Zugang zu Angaben über besonders schützenswerten Informationen.
• Unter Bearbeiten von Personendaten versteht man jegliche Form der physischen oder digitalen Aufbewahrung, Erfassung, Beschaffung, Nutzung, Weitergabe, Archivierung und Vernichtung von Daten.

3. Bearbeitung von personenbezogenen Daten

• Bei der Bearbeitung von personenbezogenen Daten orientieren wir uns an folgenden Prinzipien:
  • Rechtmässigkeitsprinzip: Bearbeitung erfolgt nur mit Einwilligung der Personen oder bei überwiegendem Interesse. Besteht ein Vertragsverhältnis zwischen einer Person und der Stiftung (es ergibt sich ein Bearbeitungszweck).
  • Verhältnismässigkeitsprinzip: Bearbeitung muss erforderlich und zumutbar sein. Es werden nur so viele Daten wie nötig bearbeitet. Die Notwendigkeit kann sich auch aus gesetzlichen Rahmenbedingungen ergeben (z.B. Vorgaben des Bundesamts für Sozialversicherungen.
  • Zweckmässigkeitsprinzip: Die Bearbeitung findet nur für einen bestimmten, erkennbaren Zweck statt, zur Erfüllung des statuarischen Zwecks und zur Erbringung der Dienstleistungen.
  • Transparenzprinzip: Wir informieren über die Datenbearbeitung und gewähren zu jeder Zeit das Recht auf Herausgabe und Löschung von Daten.

• Die Datenbearbeitung erfolgt in digitalen Systemen, welche die Erfordernisse des DSG und der DSGVO erfüllen.
• Umfang der Datenerfassung: Die Datenerfassung erfolgt immer nur so weit wie notwendig.
• Wer Daten bearbeitet, hat sich von deren Richtigkeit zu überzeugen. Falsche Daten werden gelöscht.

4. Datensicherheit

• Personendaten werden durch angemessene und gesetzeskonforme technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt (2-Faktor-Authentifizierung, organisationseigene Geräte, Zugangsbeschränkungen, Verbot von Speicherung der Passwörter im Browser, usw.)
• Die Stiftung verpflichtet sich, Daten ausschliesslich auf Schweizer oder Deutschen Servern zu halten.
• Die Stiftung lässt sich die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingung der digitalen Systeme von den Anbietern bestätigen.
• Nur namentlich bestimmte Personen haben Zugang zu den Daten. Die Zugangsrechte werden von der Geschäftsführung verwaltet. Tritt eine dieser Personen aus der Organisation aus, wird der Zugang sofort gesperrt.

5. Erfüllung der Informationspflicht / Auskunftsrecht

• Auf der Website der Stiftung Künstlerhaus Boswil besteht eine Datenschutzerklärung, die über die Datenbearbeitung informiert.
• Die Datenschutzerklärung muss bei der Verwendung aller Formulare von Nutzerinnen und Nutzern genehmigt werden.
• Bei telefonischen Kontakten erfolgt eine mündliche Information
• Mitglieder werden über die Datenbearbeitung im Mitgliederbrief informiert
• Es besteht grundsätzlich das Recht, dass alle personenbezogenen Daten herausgegeben und auf Wunsch auch vollumfänglich gelöscht werden.
• Für Personen, die ihr Recht auf Datenschutz bei der Stiftung durchsetzen, Löschungen von Datensätzen beantragen oder Einsicht in ihre Daten verlangen, ist die Geschäftsführung die erste Ansprechperson. Liegen keine zwingenden Gründe vor, ist diesen Wünschen vollumfänglich nachzukommen.

6. Weitergabe von personenbezogenen Daten

• Die Weitergabe von Personendaten ist nur mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person erlaubt.
• Daten werden nicht weitergegeben oder ausserhalb der Zweckbestimmung verwendet.
• Eine Weitergabe von Adressdaten ist für den Versand von Infomitteln und Periodika und zur Erfüllung der Vereinspflichten (Rechnungsversand, GV-Einladung, u.ä.) an Vertriebspartner und Druckereien erlaubt. Werden die Daten weitergebeben, ist der Datenschutz zu jeder Zeit zu wahren. Ggf. sind schriftliche Vereinbarungen mit den Anbietern zu treffen.

7. Schweigepflicht

• Alle Mitarbeitenden der Stiftung Künstlerhaus Boswil sowie sämtliche BetreuerInnen und/oder Kursleitende, freiwillig und ehrenamtlich Tätige unterstehen der Schweigepflicht, die während und auch nach einer Tätigkeit für die Stiftung andauert.
• Alle Informationen, die sie erhalten, müssen vertraulich behandelt werden und alles, was sie in der Ausführung ihrer Arbeit erfahren, darf nur mit der Einwilligung der Betroffenen an andere Personen weitergeleitet werden.

8. Verantwortung für die Einhaltung des Reglements

Alle Mitarbeitenden, Freiwilligen und Ehrenamtlichen tragen Sorge, dass die hier vorliegenden Regelungen zu jedem Zeitpunkt eingehalten werden. Mitarbeitende mit einem Arbeitsvertrag oder einer Einsatzvereinbarung verpflichten sich über den Vertrag zu Einhaltung.

9. Inkrafttreten

Dieses Reglement tritt per 01. September 2023 in Kraft. Es ersetzt alle früheren Ausgaben.

Boswil, 31. August 2023

Stefan Hegi                                                                 Claudio Rossetti

Präsident                                                                    Geschäftsführer